Διαχείριση Εγγραφών

Οι υπολογιστές σας προφυλάσσονται πλέον χάρη στην εξελιγμένη

τεχνολογία με τείχη προστασίας, προγράμματα έναντι ιών, ακόμα και με

την κρυπτογράφηση δεδομένων. Ωστόσο, οι πληροφορίες που εκτυπώνετε

και στέλνετε μέσω φαξ ή άλλων διαδικασιών θα μπορούσαν εύκολα να

χαθούν, να καταστραφούν, ή να κλαπούν. Είναι ώρα να διασφαλίσετε τις πολύτιμες πλ...

Οι υπολογιστές σας προφυλάσσονται πλέον χάρη στην εξελιγμένη

τεχνολογία με τείχη προστασίας, προγράμματα έναντι ιών, ακόμα και με

την κρυπτογράφηση δεδομένων. Ωστόσο, οι πληροφορίες που εκτυπώνετε

και στέλνετε μέσω φαξ ή άλλων διαδικασιών θα μπορούσαν εύκολα να

χαθούν, να καταστραφούν, ή να κλαπούν. Είναι ώρα να διασφαλίσετε τις πολύτιμες πληροφορίες της επιχείρησής σας.

Η ροή των πληροφοριών σε έντυπη μορφή είναι συνεχής σε όλα τα τμήματα της επιχείρησής σας. Οι πληροφορίες αντιγράφονται, εκτυπώνονται, αποστέλλονται με φαξ ή με υπηρεσίες ταχυμεταφοράς, αποθηκεύονται και διανέμονται. Ενώ ορισμένα από αυτά τα έγγραφα μπορούν εύκολα να αλλάξουν χέρια, ένα μεγάλο ποσοστό δεν προορίζεται ποτέ για ανάγνωση, κοινή χρήση ή αντιγραφή από το προσωπικό, τους προμηθευτές, τους πελάτες

ή ακόμα χειρότερα, τους ανταγωνιστές.

Είναι σαφές ότι δεν μπορείτε να παρακολουθείτε κάθε άτομο και κάθε συσκευή εκτύπωσης. Αυτός είναι και ο λόγος που η εταιρεία σας χρειάζεται την κατάλληλη ασφάλεια εγγράφων.

Υπάρχει μία στατιστική που καμία επιχείρηση δεν μπορεί να παραβλέψει. Από το κόστος που σχετίζεται με την υποκλοπή ή απώλεια δεδομένων, ένα πολύ ζημιογόνο ποσοστό της τάξης του 36% ισοδυναμεί με απώλεια επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η υποκλοπή δεδομένων μπορεί να επηρεάσει την εμπιστευτικότητα του πελάτη και του εργαζόμενου και να οδηγήσει στην απώλεια του αισθήματος εμπιστοσύνης των μετόχων ή των πελατών προς την επιχείρησή σας.

Σε μία εποχή όπου πολλές επιχειρήσεις ωθούνται ή αναγκάζονται νομικά να διασφαλίσουν την ασφάλεια και την ακεραιότητα των πληροφοριών που κατέχουν, η ασφάλεια των εγγράφων δεν αποτελεί πλέον επιλογή αλλά αναγκαιότητα.

Η KEYPLUSAE,σε συνεργασία με την Canon, προσφέρει μία ολοκληρωμένη προσέγγιση στην ασφάλεια εγγράφων για την αποτροπή της ανάγνωσης, της αντιγραφής ή της διακίνησής τους από μη-εξουσιοδοτημένα άτομα. Η προσέγγιση αυτή εκτείνεται από τη σάρωση πληροφοριών σε έντυπη μορφή μέχρι τη διαχείριση ψηφιακών εγγράφων και την εκτύπωση εμπιστευτικών πληροφοριών. Ωστόσο, η τεχνολογία από μόνη της δεν μπορεί να εγγυηθεί πλήρως την ασφάλεια. Οι εταιρείες θα πρέπει επίσης να προνοήσουν για την εσωτερική τους οργάνωση και τη δημιουργία οδηγιών προς το προσωπικό τους για να διασφαλίσουν το υψηλότερο δυνατό επίπεδο ασφάλειας για τα εμπιστευτικά έγγραφα, όπως για παράδειγμα τα εξής:

• Έλεγχος της πρόσβασης στους εκτυπωτές μέσω της πολιτικής καθορισμού χρηστών με δυνατότητα εκτύπωσης, σάρωσης και αντιγραφής των εγγράφων

• Ταξινόμηση των εγγράφων για το διαχωρισμό τους σε κατηγορίες όπως εσωτερικά, δημόσια και εμπιστευτικά έγγραφα

• Τοποθέτηση των συσκευών εκτύπωσης πολλαπλών λειτουργιών σε ασφαλείς, προστατευμένες και ελεγχόμενες περιοχές.

Η KEYPLUSAE μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε την ασφάλεια των εγγράφων σας στους ακόλουθους τομείς:

Εμπιστευτικότητα:

Διασφάλιση της έκθεσης ή της αποκάλυψης των σημαντικών πληροφοριών της επιχείρησής σας σε φυσική και ψηφιακή μορφή σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα ή συστήματα. Π.χ.

• Ασφαλής μεταφορά των πληροφοριών μέσω του δικτύου κατά την εκτύπωση ή τη σάρωση ενός εγγράφου.

• Παροχή ασφαλούς χώρου αποθήκευσης δεδομένων, αποτρέποντας τη δυνατότητα ανάκτησης των εμπιστευτικών εγγράφων από το σκληρό δίσκο ενός εκτυπωτή πολλαπλών λειτουργιών.

Ακεραιότητα:

Οι πληροφορίες διατηρούνται στην αρχική τους έκδοση, χάρη στον έλεγχο των αλλαγών ή των διαγραφών μέσω προηγούμενης εξουσιοδότησης. Σε πολλούς κλάδους, η διασφάλιση της ακεραιότητας των εγγράφων αποτελεί νομική απαίτηση. Η εφαρμογή ψηφιακών υπογραφών στα σαρωμένα έγγραφα αποτρέπει τη δυνατότητα εκτέλεσης αλλαγών και διασφαλίζει την ίδια ακριβώς εμφάνιση όπως και κατά την εκτέλεση της σάρωσης.

Διαθεσιμότητα:

• Εκτός από την ασφάλεια, διασφαλίζουμε ότι οι πληροφορίες που χρειάζονται οι πελάτες μας είναι διαθέσιμες στη σωστή μορφή, όπου και όταν απαιτείται.

• Μέσω της κρυπτογράφησης των εγγράφων σε μορφή PDF, οι πληροφορίες που περιέχουν είναι ορατές μόνο από εξουσιοδοτημένα άτομα, τα οποία γνωρίζουν τον κωδικό πρόσβασης σε αυτά.

• Ο πλεονασμός των σημαντικών συστημάτων μπορεί να διασφαλίσει τη συνεχή διαθεσιμότητα των κρίσιμων πληροφοριών.

Περισσότερα

Διαχείριση Εγγραφών  Δεν υπάρχουν προϊόντα σε αυτή την κατηγορία.